Tanjung Redeb - Pemerintah Kabupaten (Pemkab) Berau melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusip) melaksanakan pemusnahan arsip eks Bagian Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Berau di Gedung Arsip belakang Kantor Disdukcapil, Tanjung Redeb, Kamis (20/11/2025).

Dalam laporannya, Kepala Dispusip Kabupaten Berau, Yudha Budisantosa menyampaikan bahwa arsip yang dimusnahkan merupakan arsip yang telah melampaui masa retensi dan tidak memiliki nilai guna administrasi maupun hukum.

"Arsip yang dimusnahkan berasal dari dua tahun terakhir, yakni tahun 2023 sebanyak 965 arsip dan tahun 2024 sebanyak 286 arsip, sehingga total yang dimusnahkan adalah 1.251 arsip," jelas Yudha.

Ia menyampaikan, pemusnahan arsip dilakukan untuk empat tujuan utama yakni pertama mengurangi jumlah arsip agar agar proses pengelolaan penyimpanan dan pencarian arsip yang penting jadi cepat dan mudah.

"Kedua menjaga penyalahgunaan informasi oleh pihak yang tidak berwenang dengan memusnahkan arsip yang sudah tidak diperlukan lagi," tambahnya.

Selanjutnya, yang ketiga mengurangi biaya yang dikeluarkan untuk ruang penyimpanan arsip dan yang terakhir memungkinkan organisasi untuk fokus pada arsip yang memiliki nilai guna dan masih relevan.

"Meskipun bentuk fisiknya dimusnahkan tetapi semua arsip itu sebenarnya tidak hilang secara keseluruhan daftarnya tetap ada. Daftar inilah yang menjadi data statistik yang kita simpan. Arsip kapanpun sejak berdirinya Kabupaten Berau ini kalau memang ada itu bisa kita lihat memorinya dari tahun ke tahun," tutur Yudha.

Sementara itu, dalam sambutan Sekretaris Daerah Sekda Berau, M Said yang diwakili Asisten lll Bidang Administrasi Umum, Maulidiyah, menyampaikan bahwa pemusnahan arsip merupakan bagian dari siklus pengelolaan arsip yang diatur dalam undang-undang.

"Pemusnahan arsip bukan sekadar kegiatan memusnahkan dokumen lama. Ini adalah bagian dari tata kelola pemerintahan yang kreatif, efisien, dan akuntabel," ujar Maulidiyah.

Ia menegaskan bahwa kegiatan ini sejalan dengan regulasi, termasuk Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan aturan terkait Jadwal Retensi Arsip (JRA).

"Arsip yang sudah melampaui masa retensi dan tidak memiliki nilai guna lagi harus dimusnahkan secara sah, tertib, dan dapat dipertanggungjawabkan," terangnya.

Dalam kesempatan itu, dirinya pun mengimbau seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD) agar meningkatkan kesadaran dalam mengelola arsip, terutama yang sudah tidak memiliki kegunaan.

"Saya yakin masih banyak arsip yang menumpuk di OPD, terutama di sekretariat daerah dan BPKAD. Ini harus mulai diperhatikan. Pemusnahan arsip bukan soal menambah beban, tetapi justru untuk efisiensi dan efektivitas kerja," katanya.

Kendati demikian, ia juga menjelaskan manfaat pemusnahan arsip, antara lain mempermudah pencarian arsip penting, mengurangi biaya penyimpanan, serta menjaga keamanan data.

"Selain itu, kita mengurangi risiko kebocoran data dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan hukum," ujarnya.

Maulidiyah pun memberikan apresiasi kepada Dispusip yang telah melakukan proses verifikasi arsip secara teliti. Dimana, dirinya menilai bahwa proses tersebut bukanlah pekerjaan yang mudah. Sehingga, memerlukan ketelitian, integritas, dan kesabaran agar pemusnahan benar-benar sah menurut regulasi dan tidak menimbulkan masalah hukum di kemudian hari.

"Pengelolaan arsip ini penting bagi pemerintahan. Arsip yang dikelola lengkap, akurat, dan terstruktur akan memperkuat akuntabilitas serta peningkatan kualitas layanan kepada masyarakat. Ini adalah upaya menjaga memori kelembagaan dan kepercayaan publik," tutup Maulidiyah. (Adv)

(Sf/Rs)