Samarinda - Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) menegaskan pentingnya keberadaan depo arsip sebagai penjaga dokumentasi penting dan sejarah daerah. 

Depo ini berfungsi menyimpan arsip statis, yaitu dokumen-dokumen yang telah melewati proses seleksi ketat dan memiliki nilai sejarah yang tinggi.

Arsiparis Ahli DPK Kaltim, Zainuddin, menjelaskan bahwa depo tersebut akan menjadi tempat penyimpanan khusus untuk dokumen-dokumen krusial. 

"Isinya mencakup surat keputusan gubernur, rencana strategis (Renstra), hingga daftar pelaksanaan anggaran (DPA)," ujar Zainuddin di Samarinda. 

Ia menambahkan, dokumen-dokumen ini bukan hanya sekadar berkas, melainkan bukti sah perjalanan pemerintahan dan peristiwa bersejarah yang penting bagi Kaltim.

Zainuddin memaparkan, perjalanan sebuah dokumen hingga bisa disebut sebagai arsip statis tidaklah singkat. 

Awalnya, dokumen-dokumen tersebut tercipta sebagai arsip aktif di setiap unit kerja perangkat daerah, digunakan untuk kegiatan sehari-hari. Seiring waktu, frekuensi penggunaannya menurun, dan sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA), dokumen tersebut berubah status menjadi arsip inaktif. 

Arsip inaktif ini kemudian dipindahkan ke unit kearsipan di tingkat sekretariat. Di sana, dokumen-dokumen tersebut disimpan dalam sebuah ruang khusus yang disebut record center. 

Ruangan ini dirancang dengan standar suhu dan kelembaban yang terjaga untuk mencegah kerusakan. 

Setelah masa penyimpanan di record center habis, dibentuklah sebuah panitia penilai yang terdiri dari pimpinan unit kearsipan, pimpinan unit kerja terkait, dan seorang arsiparis. Tim ini bertugas memilah ribuan arsip inaktif yang ada.

"Hasil penilaian akan menghasilkan tiga kategori," jelas Zainuddin. 

Pertama, daftar arsip yang akan dimusnahkan. Kedua, daftar arsip yang akan disimpan sementara. Dan ketiga, daftar arsip statis yang akan diserahkan ke Lembaga Kearsipan Daerah, dalam hal ini DPK Kaltim.

Zainuddin juga mengingatkan bahwa proses pemusnahan arsip tidak bisa dilakukan sembarangan. 

Prosedur yang ketat harus diikuti, mulai dari mendapatkan rekomendasi gubernur, penetapan oleh kepala organisasi perangkat daerah, hingga disaksikan oleh unsur pengawas seperti inspektorat dan biro hukum. 

Ia menekankan, ada sanksi berat bagi siapa pun yang melanggar prosedur ini. 

"Setiap orang yang sengaja memusnahkan arsip di luar prosedur dapat dipidana penjara 10 tahun dan denda Rp500 juta," tegasnya.

Sementara itu, arsip statis, yang jumlahnya diperkirakan hanya sekitar lima persen dari total arsip yang ada, akan menjalani proses akuisisi oleh DPK Kaltim. 

Proses ini meliputi verifikasi, penetapan status, hingga alih media ke format digital. Dokumen digital ini juga akan dilengkapi dengan pengaman untuk menjamin keasliannya. 

Zainuddin berharap, dengan proses ini, arsip statis Kaltim bisa menjadi warisan pengetahuan yang berharga bagi generasi mendatang. 

"Nantinya, informasi dari arsip statis ini akan diunggah ke Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dan dapat diakses secara terbuka oleh publik melalui Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN)," tutupnya. (Adv)

(Sf/Rs)