Samarinda - Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Pemerintahan Desa (DPMPD) Kalimantan Timur (Kaltim) telah menerapkan digitalisasi arsip dengan menggunakan aplikasi Srikandi. Aplikasi ini memudahkan pengelolaan arsip dan mengurangi risiko kehilangan arsip.

Namun, digitalisasi arsip ini tidak berlaku untuk arsip keuangan. Arsip keuangan masih disimpan dalam bentuk fisik dan membutuhkan tanda tangan basah. Alasannya, arsip keuangan merupakan dokumen yang sangat sensitif dan berpotensi terjadi penyelewengan dana.

Sekretaris DPMPD Kaltim, Eka Kurniawati, menjelaskan bahwa arsip keuangan tidak bisa didigitalisasi karena harus sesuai dengan aturan yang berlaku. "Untuk keuangan tidak bisa pakai Srikandi karena perlu tinta basah. Karena ini kan anggaran dan ada surat perintah perjalanan dinas," ujar Eka, Jumat (1/12/2023).

Menurut Eka, penggunaan tinta basah ini bertujuan untuk mengawasi penggunaan anggaran di DPMPD Kaltim. "Kalau pakai digital kan orang bisa salah gunakan, cair terus. Jadi ada yang boleh ada yang tidak," ungkapnya. 

Eka menambahkan, selain arsip keuangan, arsip surat menyurat juga masih disimpan dalam bentuk fisik. Arsip keuangan baru bisa dimusnahkan setelah berusia 10 tahun.

"Dalam arsip juga ada yang tidak boleh dihanguskan, khususnya keuangan. Nah di era digital ini sudah mulai dipangkas. Tapi tidak bisa juga untuk keuangan karena dia perlu tinta basah," tuturnya.

DPMPD Kaltim berharap, dengan digitalisasi arsip, pelayanan kepada masyarakat dapat lebih cepat dan efisien. Aplikasi Srikandi juga dapat membantu pengarsipan dokumen secara terstruktur dan mudah diakses. 

(SF/RS/Adv)